Bezoekersbeheer: veilig en perfect georganiseerd

Uw bedrijf, gebouw of terrein, wordt voortdurend bezocht door diverse personen. Een effectief bezoekersbeheer leidt tot een significant grotere transparantie, efficiëntie, veiligheid en minder werkdruk voor uw medewerkers.

Bezoekersbeheer -
betrouwbaar en gemakkelijk

Met bezoekersbeheer kunnen talrijke groepen mensen worden ontvangen en beheerd, zowel in grote als in kleine ondernemingen. Dit kunnen nieuwe gasten, regelmatige bezoekers, terugkerende leveranciers en projectmedewerkers zijn.

Of het nu op het secretariaat, op de werkplek, bij de receptie, in de inkomhal, aan de balie of via het internet is: u wijst uw gasten toe aan de respectieve contactpersoon binnen uw bedrijf, geeft bezoekerspassen uit en bepaalt welke zones een gast mag betreden.

Preregistratie door de gastheer kan het aantal personeelsleden aan de inkomhal en aan de receptie nog verder beperken. Met onze innovatieve bezoekersregistratie kunt u op eenvoudige wijze groepen bezoekers of individuele bezoekers, dagbezoekers of bezoekers voor meerdere dagen registreren door middel van een dialoog die speciaal voor dit doel is opgezet.

Bezoekersbeheer is niet alleen belangrijk voor veiligheid en een aangenaam verblijf van uw bezoekers: COVID19 en de GDPR wetgeving zorgen ervoor dat toegangscontrole nog serieuzer aangepakt dient te worden. Slimme beveiligingssoftware helpt u daarbij.

Bezoekersbeheer met uitgebreide functies:

Met de beveiligingssoftware "Receptie" die wordt gebruikt voor het beheer van bezoekers, kunnen toegangsrechten voor offline- en online-oplossingen rechtstreeks aan de gasten worden toegewezen. De volgende diverse systeemfuncties zijn er in handmatige of volautomatische bediening:

registratie en uitschrijving,

de afgifte van passen en bezoekerspassen,

het privacybeleid,

bezoekers en veiligheidsbriefings,

het maken van foto's van bezoekers,

de lijst van afgekeurde personen,

de snelle afmelding,

de bijbehorende follow-up,

de toestemming voor het openen van de parkeerbarrière

alsook de archivering van bezoekersgegevens.

Met behulp van de optimaal aangepaste workflows van dit bezoekersbeheersysteem bespaart u kostbare werktijd en bezorgt u uw gasten een aangenaam verblijf.

NIEUW: Bezoekersregistratie met beeldopname

Het is tegenwoordig gemakkelijk om bezoekersfoto's te maken via Zelfregistratie. Tijdens de zelfregistratie kan de bezoeker worden gevraagd om bij het invoeren van zijn gegevens een foto te maken via de webcam. De foto wordt opgeslagen in het bezoekersbestand en zorgt voor extra veiligheid bij de omgang met externe gasten.

Vooral bij grotere groepen wordt de afhandeling vereenvoudigd en herkent de gastheer onmiddellijk de juiste bezoekers aan de hand van de foto.

NIEUW: Zelfregistratie met badge-uitgifte

In de Zelfregistratie Pro hebben spontane en vooraf geregistreerde bezoekers de mogelijkheid om zichzelf te registreren op een PC of een tablet (kiosk) in de inkomhal. Aan het einde van de registratiedialoog wordt de bezoekersbadge afgegeven via een printer met geïntegreerde lees- en codeereenheid.

Deze oplossing is bijzonder geschikt voor zij-ingangen, omdat er geen personeel nodig is om de badge uit te reiken. Bezoekers kunnen zo ook gemakkelijk worden geïntegreerd in het veiligheids- en toegangscontroleconcept bij ingangen zonder poortwachters of receptiepersoneel.

NIEUW: Open parkeerbarrière met QR-code.

Deze toegangscontrole oplossing van Interflex integreert de slagbomen van parkeerterreinen optimaal in het bezoekersbeheer. Vóór het bezoek ontvangt de gast via e-mail een uitnodiging met QR-code en alle bezoekinformatie. De QR-code autoriseert het openen van een slagboom op de parkeerplaats voordat het bezoek begint.

Bovendien kan de QR-code na registratie als bezoekerspas worden gebruikt. Toegangscontrole zonder direct contact met bezoekers is een groot voordeel, vooral in tijden van pandemie.

Medewerkers nodigen hun bezoekers uit via Outlook of in de Employee Self Service module

Werknemers kunnen gemakkelijk afspraken maken met hun bezoekers: met een voor dit doel ontworpen Outlook-invoegtoepassing of de toepassing "Uitnodigen" in de Self Service module wisselen medewerkers en hun gasten vóór de bezoekafspraak alle nodige informatie uit, zoals het tijdstip van de afspraak evenals de bezoekgegevens en routebeschrijving. Zo wordt alle relevante informatie vooraf meegedeeld en profiteren alle betrokken partijen - gasten, werknemers en receptionisten - van een kort registratieproces.

Zelfregistratie op de tablet

Om de administratieve rompslomp bij de receptie zo laag mogelijk te houden, is er een handige oplossing. Met de software-extensie "Zelfregistratie Basic" kunnen bezoekers zich op een aparte kiosk of -tablet in de inkomhal zelfstandig registreren met hun voor- en achternaam, bedrijf en contactpersoon. Tegelijkertijd wordt de bezoeker geïnformeerd over de wettelijke en bedrijfsinterne voorschriften (verklaring gegevensbescherming en veiligheidsinstructie) terwijl het systeem automatisch een voorinschrijving voor de receptioniste maakt.

Bezoekersregistratie "kiosk" bij de zij-ingang

Bij zij-ingangen of op plaatsen zonder receptiepersoneel kan de toepassing "Zelfregistratie Pro" de kostenefficiëntie nog verder verhogen. Bezoekers kunnen zich nu zelfstandig aan- en afmelden bij een zelfregistratiekiosk of -tablet in de inkomhal. De bezoekersgegevens worden automatisch in het systeem verwerkt. Inschrijving bij de receptie is niet meer nodig. Op die manier worden onbewaakte zij-ingangen of buitenposten met succes geïntegreerd in de verwerking van bezoekers.

Elektronisch bezoekersbeheer via een digitaal gastenboek in de foyer

De bescherming van gegevens is een topprioriteit. Dit geldt ook voor het gastenboek in uw ontvangstruimte. Om hier te handelen op een manier die in overeenstemming is met de gegevensbescherming, wordt de digitalisering van de bezoekersverwerking in het bijzonder aanbevolen. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de bezoekgegevens van uw gasten niet publiekelijk zichtbaar zijn en dat er geen behoefte is aan een gastenboek in papieren vorm. Vanaf nu kunt u uw bezoekers een elektronisch gastenboek ter beschikking stellen met de toepassing "Zelfregistratie Pro". Dit maakt een einde aan de administratieve rompslomp bij uw receptie en uw gasten worden beheerd in overeenstemming met de GDPR-wetgeving.

Bezoekersbeheer voor kleine en middelgrote ondernemingen

Voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) die hun gebruikelijke bezoekersbeheerprocessen willen digitaliseren en niet willen investeren in grote herstructureringen, bestaat er een slimme oplossing van Interflex: het Visitor Management KMO.

Het Bezoekersbeheer KMO is bij uitstek geschikt voor bedrijven: